Ce que nous faisons de vos documents.

1. Responsable du traitement

AxcessDocs — service de documentation et de soutien administratif, exploité par Robenson Robelin, Colombie-Britannique, Canada. Responsable de la protection des renseignements : Robenson Robelin, joignable à [email protected].

2. Données que nous collectons

• Identité et coordonnées : nom, adresse, courriel, téléphone, langue préférée.
• Pièces d'identité et d'état civil : passeport, acte de naissance, acte de mariage, casier judiciaire, diplômes, certificats de police.
• Documents financiers, uniquement lorsque l'autorité destinataire les exige (preuve de fonds, relevés).
• Correspondance et fichiers déposés dans votre espace client.

Nous ne demandons pas de numéro de passeport, de date de naissance ni d'autre donnée d'identité dans nos formulaires publics. Ces informations se transmettent uniquement dans votre espace client sécurisé.

3. Pourquoi nous les utilisons

• Préparer, traduire, vérifier et organiser votre dossier.
• Communiquer avec vous au sujet de votre dossier.
• Respecter nos obligations légales et comptables.

Aucune autre utilisation. Nous ne faisons ni profilage ni publicité ciblée.

4. Consentement et retrait

Vous consentez au traitement en déposant vos documents. Vous pouvez retirer ce consentement en tout temps en écrivant au responsable. Le retrait peut nous empêcher de poursuivre votre dossier, et nous vous le dirons avant d'arrêter.

5. Communication à des tiers

• Fournisseurs techniques liés par contrat : hébergement, prise de rendez-vous, messagerie. Ils n'utilisent vos données que pour nous rendre le service.
• Traducteur certifié, pour la pièce concernée uniquement.
• Professionnel autorisé (avocat, notaire ou titulaire d'un permis du CICC), uniquement avec votre accord écrit.

Nous ne vendons ni ne louons aucun renseignement. Nous ne transmettons pas de données à un service d'intelligence artificielle pour analyse de vos pièces d'identité.

6. Conservation

Les documents sont conservés pendant la durée du dossier, puis pendant la période requise par nos obligations comptables et légales, avant suppression ou anonymisation. Vous pouvez demander une copie complète de vos fichiers avant la suppression.

7. Sécurité

• Accès restreint au personnel assigné à votre dossier.
• Chiffrement en transit et au repos.
• Journal d'accès aux fichiers.
• Aucune pièce d'identité échangée par courriel.

8. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur rectification, le retrait de votre consentement, et la suppression lorsque la loi le permet. Nous répondons dans les 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

9. Incident de confidentialité

Si une violation présentait un risque réel de préjudice grave, nous aviserions les personnes concernées et le Commissariat, conformément à la loi, et nous documenterions l'incident.

10. Modifications

Toute modification de cette politique sera publiée sur cette page. La date de dernière mise à jour figure ci-dessous.

Dernière mise à jour : 1er novembre 2026.

Voir aussi nos conditions de service.